İstanbul Kalkınma Ajansı
T.C. Kalkınma Bakanlığı

Gözetim ve Belge Yenileme Talimatı

1.  Amaç

Bu talimatın amacı PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezinin gerçekleştirdiği gözetim ve belge yenileme faaliyetlerinin nasıl yapılacağını belirlemektir.  

 

2.  Uygulama Alanı – Kapsam

PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezinin gerçekleştirdiği personel belgelendirme faaliyetleri sonrasında belgelendirilen personelin yeterliliğinin değerlendirilmesindeki süreci kapsar.

 

3.  Tanımlar

3.1.   Gözetim:Belgelendirilmiş olan bir kişinin performansının belgelendirme dönemleri arasında periyodik olarak izlenmesi, kişinin performansını belgelendirme programına uygun olarak devam ettirip ettirmediğinin görülmesidir.

3.2.   Yeniden Belgelendirme:Mevcut belgelendirme gereklilikleriyle uyumun yeniden teyit edildiği süreçtir. 

 

4.  İlgili Dokümanlar

4.1.   PR.07 Personel Belgelendirme prosedürü

4.2.   R30.02 TÜRKAK ISO/IEC 17024:2003’ÜN Uygulanmasıyla İlgili Olarak IAF/EA Kılavuzu

4.3.   FR.21 Sınav Şartnameleri

4.4.   FR.61 Belgelendirilmiş Personel Yerinde Değerlendirme Formu

4.5.   FR.95 Hizmet Bildirim Formu

4.6.   FR.98 Performans Değerlendirme Formu

4.7.   Sağlık Raporu

4.8.   PR.08 Şikayet ve İtiraz Değerlendirme Prosedürü

4.9.   FR.15 Toplantı Raporu Tutanağı Formu

 

5.  Uygulama Şekli 

GÖZETİM

PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezinin, PR.07 Personel Belgelendirme Prosedürüne uygun olarak gerçekleştireceği gözetim, FR.21 Sınav Şartnamelerinde, ilgili Ulusal Yeterliliklerle uyumlu olacak ve aşağıdakilerden en az birini kapsayacak şekilde uygulanır. Belgenin geçerliliğinin devam etmesi veya etmemesi (iptal), kapsam daraltılmasıyla veya kapsam genişletilmesi ile ilgili karar Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici, FR.15 Toplantı Raporu Tutanağı Formu ile kararını kayıt altına alır. Alınan karar; belgelin iptali, kapsamının daraltılması/genişletilmesi veya belgenin geçerliliğinin devamı yönünde olabilir.

  • Yerinde/mekanında değerlendirme FR.61 Belgelendirilmiş Personel Yerinde Değerlendirme Formu ile gerek duyulduğunda (FR.95 Hizmet Bildirim Formu ile yeterli bilginin alınamaması vb.) personelin çalışma alanında değerlendirilmesi gerçekleştirilebilir. Bu form ile Koordinatörün belirleyeceği yetkili, belgelendirilmiş personelin çalıştığı firmaya giderek değerlendirmesini gerçekleştirir. Denetim öncesi ihtiyaç duyulan bilgilere ulaşılmasını mümkün kılacak şekilde sorular, denetim için belirlenmiş personel tarafından oluşturulur.
  • Belge verildikten sonra bağımsız çalışan personele FR.95 Hizmet Bildirim Formu, çalıştığı kuruma ise FR.98 Performans Değerlendirme Formunun (başarım raporunun) doldurtulmasıyla personelle ilgili gözetim yapılmış olur.  FR.98 Performans Değerlendirme Formu ile yapılacak değerlendirme kriterleri, Koordinatör tarafından uygulama öncesi ihtiyaca göre oluşturulur.
  • Gerek duyulması durumunda sınav unsuru da birlikte olacak şekilde mesleki gelişim; belgelendirilmiş kişinin katıldığı eğitim, öğrenim ile ilgili kayıtların istenmesiyle tespit edilir. Kayıtlar, Karar Vericilere iletilerek kararlarına göre hareket edilir. Koordinatörün talebi doğrultusunda ihtiyaca göre sınav düzenlenebilir.

Bu süreçlerde talep edilen belgelerin 6 aylık dönem içerisinde PERAVOC’a ulaştırılması gerekmektedir. Bu süre sonrasında kayıtları getirmeyen personele uyarı yapılır. Personelin tekrar kayıtları 1 ay içerisinde ulaştırmaması durumunda Karar Vericilerin kararıyla belge iptal edilerek personelden geri istenir.

  • İlgili taraflardan gelen bilgi ve şikayetler; PR.08 Şikayet ve İtiraz Değerlendirme Prosedürüne göre değerlendirilir. Sonuçları Koordinatör tarafından değerlendirilir.
  • Yapılandırılmış görüşmeler; ihtiyaç duyulduğunda belgelendirilmiş personelin PERAVOC’a çağrılması ile yapılan mülakatlarla gerçekleştirilir. Mülakatta sorulacak sorular, görüşme öncesinde Koordinatör tarafından hazırlanır. Değerlendirme sonucu bir tutanak ile Karar Vericilere iletilir.
  • Belgelendirilmiş kişiyle ilgili olarak alınan hukuki tedbirlerin bilgilerine ulaşıldığında toplanan bilgiler Karar Vericilere kanıtlarıyla iletilir. Karar Vericilerin kararına göre hareket edilir.
  • İşin başarıyla devam ettirildiğine dair teyit, iş tecrübesi kayıtları FR.95 Hizmet Bildirim Formu, personelin eğitim öğrenim kayıtlarının istenmesiyle yapılır. Kayıtlar Karar Vericilere ileterek kararlarına göre hareket edilir. 
  • İhtiyaç duyulduğunda fiziksel kabiliyetin kontrol edilmesi, sağlık raporunun istenmesiyle gerçekleştirilir.  Kayıtlar Karar Vericilere ileterek kararlarına göre hareket edilir. 

PERAVOC, gözetim sırasında kişinin yetkinliği teyit edilmediği takdirde Karar Vericilerin kararına göre yetki belgelerini geri çekebilir.

Gözetimin hangi yöntemlerle, hangi sıklıkta yapılacağı bilgisi, ilgili Ulusal Yeterliliklerle uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan FR.21 Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır.

YENİDEN BELGELENDİRME 

PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezinde gerçekleştirilen yeniden belgelendirme faaliyetleri bilgisi ilgili ulusal yeterliliklerle uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan FR.21 Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır. Belge yenileme ile ilgili karar, Karar Vericiler tarafından verilir. Karar Vericiler FR.15 Toplantı Raporu Tutanağı Formu ile kararını kayıt altına alır. Karar Vericiler bu aşamada tekrar belgelendirme veya belgelendirmeme, kapsam daraltma/genişletme kararı alabilir.

Ulusal Yeterlilikler ile uyumlu olacak şekilde oluşturulmuş olan FR.21 Sınav Şartnamelerinde aksi belirtilmediği sürece yeniden belgelendirmelerde, ilk belgelendirmelerde uygulanan sınav programı uygulanır. Belge yenileme aşamasında sertifikalı adaydan başvuruda talep edilen evraklar tekrar talep edilir.