İstanbul Kalkınma Ajansı
T.C. Kalkınma Bakanlığı

Personel Belgelendirme Prosedürü

1.  Amaç

Bu prosedürün amacı PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezinde yürütülen Personel Belgelendirme faaliyetlerine (belgelendirme programına) ilişkin temel kuralların belirlenmesidir.

 

2.  Uygulama Alanı – Kapsam

PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezi belgelendirme işlemleri bu prosedürün kapsamındadır.

 

3.  Tanımlar  

3.1.  Aday: Belirlenmiş olan ön şartları karşılayan ve belgelendirme prosesine katılmasına izin verilen başvuru sahibi.

3.2.  Belgelendirme Programı: Belirli standartlar ve kurallar ile aynı prosedürlerin uygulandığı, belirli bir personel kategorisi ile ilgili özel belgelendirme şartları.

3.3.  Sınav: Adayın yeterliğinin yazılı, sözlü, pratik veya gözleme dayalı bir veya daha fazla araçla değerlendirme mekanizması.

  

4.  İlgili Dokümanlar 

4.1.  FR.16 Belgelendirme Başvuru Formu

4.2.  PR.05 Kayıtların Kontrolü Prosedürü

4.3.  FR.17 Başvuru Değerlendirme Formu

4.4.  FR.103 Karar Verici Değerlendirme Formu

4.5.  FR.87 Belge Kullanım Sözleşmesi

4.6.  PR.09 Sınav Prosedürü

4.7.  FR.21 Sınav Şartnameleri

4.8.  FR.56  Mesleki Yeterlilik Belgesi 

4.9.  TL.05 Gözetim ve Belge Yenileme Talimatı

4.10.  TL.06 Belge Düzenleme, Kullanım ve İptal Talimatı

4.11.  GT.05 Karar Verici Görev Tanımı

4.12.  Ulusal Yeterlilikler

4.13.  FR.101 Belgelendirilecek Aday Listesi Formu

4.14.  FR.95 Hizmet Bildirim Formu

4.15.  FR.98 Performans Değerlendirme Formu

 

5.  Sorumlular

Bütün PERAVOC Perakendede Mesleki Yeterlilik Belgelendirme Merkezi çalışanları.

 

6.  Uygulama Şekli

6.1.  Belgelendirme Başvurusu

Belgelendirme faaliyetleri için başvurular Planlama Sorumlusu tarafından iki yolla alınır. Başvuru sahiplerine Belgelendirme Başvuru Formunun doldurulması ve imzalatılmasıyla veya web sayfası üzerinden adayın aday girişi/sınav kayıt bölümünden online başvuru gerçekleştirmesiyle sağlanır.

Başvuru sahibinden FR.16 Belgelendirme Başvuru Formundaki kişisel bilgiler, iletişim bilgileri, eğitim durumu, çalışma durumu, okuma güçlüğü, fiziksel engel ya da özel ihtiyaç durumu ile ilgili bilgilerin doldurulması ve belgelendirme şartlarına uyacağına ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi vereceğine dair beyan niteliğindeki açıklama alanını da içeren formun onaylanması talep edilir.

Gelen başvurular doğrultusunda adaylardan Planlama Sorumlusu tarafından aşağıdaki konular hakkında belgeler/kanıtlar istenir: Her meslek yeterliliğine göre başvuru aşamasında farklı evraklar talep edilebilinir. Bu detaylar her yeterlilik için oluşturulan FR.21 Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır.

  • Mesleki eğitim belgesi (varsa)
  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Banka dekontu
  • 2 adet fotoğraf

Adaylar gerekli evraklar bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler. Ayrıca sınav programının son başvuru tarihi web sayfasında yayınlanmaktadır.

Planlama Sorumlusu, adayların başvuru formlarını ve evraklarını PR.05 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.

6.2.  Başvuru Kontrolü ve Değerlendirilmesi

Planlama Sorumlusu tarafından adaylar hakkındaki başvuru formları ve kanıtlar incelenerek değerlendirme yapılır. Ayrıca Planlama Sorumlusu, aşağıda yazılı konularda kurumun fizibilite çalışmalarını yapar:

  • Talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,
  • Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçları karşılayıp karşılamayacağı (örneğin engelliler vb. için gereksinimler)

Yapılan değerlendirme sonucunda adayların ve belgelendirme kurumunun uygun olup olmadığına karar verilir.

Değerlendirme kararları için Planlama Sorumlusu tarafından FR.17 Başvuru Değerlendirme Formu doldurulur. Planlama Sorumlusu değerlendirme formlarını Koordinatöre onaylattıktan sonra, PR.05 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.

6.3.  Sınav Organizasyonu ve Ölçme Değerlendirme

Aday sayısı yeterli görüldüğünde Koordinatör tarafından sınav kararı verilir. Sınavı yürütmek üzere bir gözetmen ve/veya sınav yapıcılar görevlendirilir. Sınav takvimi oluşturulur. Bu takvimin görevli personele iletilmesi PR.09 Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır. Oluşturulan sınav takvimi www.peravoc.com adresinden yayınlanır.

Sınavlar, PR.09 Sınav Prosedürüne göre gözetmen ve sınav yapıcılar (değerlendirici) tarafından yapılır. Sınavda görev alan sınav yapıcının (değerlendiricinin) desteklenmesi ve sınavın lojistik organizasyonu gözetmen tarafından gerçekleştirilir. Sınavların planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilip ölçülmesi PR.09 Sınav Prosedüründedetaylandırılmıştır.

Soru bankası, ilgili ulusal yeterliliğin öğrenme çıktılarını sorgulanmasını mümkün kılacak şekilde oluşturulmuştur. Sorular, soru hazırlayıcılar tarafından RB.01 Soru Bankası Soruları Hazırlama Rehberine uygun olarak oluşturulur. Sınavlar, Program Komitesi tarafından onaylanmış olan soruların FR.21 Sınav Şartnamelerinde belirtilen süre ve sayılarda sorulmasıyla PR.09 Sınav Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

6.4.  Belgelendirme Kararı

Belgelendirme kararı, yani adayın yeterliliğinin ölçülüp değerlendirildikten sonra adaya belge verilmesi kararı; Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici tarafından FR.103 Karar Verici Değerlendirme Formu ile alınan karar kayıt altına alınır. Karar Verici, GT.05 Karar Verici Görev Tanımına uygun olarak faaliyetlerini gerçekleştirir.

Belgelendirme kararı verildikten sonra, Koordinatör tarafından adaylarla imzalanacak olan FR.87 Belge Kullanım Sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşmede tarafların mali yükümlülükleri ve gizlilik yükümlülükleri belirtilmiştir. Planlama Sorumlusu, sözleşmeyi onaylaması için Koordinatöre iletir. Koordinatör sözleşmeyi inceler. FR.87 Belge Kullanım Sözleşmesi, 2 nüsha olacak şekilde düzenlenerek Koordinatör tarafından imzalanır.  Adayla imzalanan sözleşmelerden biri adayda, diğeri ise PERAVOC Koordinatörlüğünde kalır. Hizmet sözleşmeleri Koordinatör tarafından PR.05 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır.

Ek olarak, değerlendirme süreci dışında yer alan herhangi bir kaynaktan gelen bilgilere göre karar alınması söz konusu olduğu durumlarda, bu bilgiler ve değerlendirme sürecindeki diğer bilgiler konusunda aday bilgilendirilip konuyla ilgili yorum yapma fırsatı tanınabilir.

Ayrıca Koordinatörüğümüzün başka bir yetkilendirilmiş kuruluş tarafından önceden yapılmış bir işi göz önüne aldığı durumlarda, bu işin kendi belirlediğimiz şartlarla ve ISO/IEC 17024’le uyum içinde olduğunu gösteren ilgili bütün raporların ve kayıtların elde bulundurulması sağlanarak gerçekleştirir.

6.5.  Belgelerin Hazırlanması

Belge almaya hak kazanan adayların listesi, FR.101 Belgelendirilecek Aday Listesi Formu ile oluşturulur.

Mesleki Yeterlilik Belgeleri için FR.101 Belgelendirilecek Aday Listesi Formunun her sayfası Koordinatör tarafından imzalanır ve elektronik posta, portal veya resmi yazı ile MYK onayına iletilir. MYK tarafından onaylanıp hazırlanan belgeler, Planlama Sorumlusu tarafından adaylara teslim edilir.

Belge/logo/marka kullanımı ile ilgili şartlar, TL.06 Belge Düzenleme, Kullanım ve İptal Talimatında detaylandırılmıştır.

6.6.  Başarısız olan Adaylar

Sınav sonuçları olumlu olmayan adaylar, yeniden ücret ödemeden bir yıl içinde bir kere daha başarısız oldukları birimlerle ilgili sınava girebilirler.

6.7.  Gözetim

PERAVOC, belgelendirmiş olduğu bağımsız çalışan personelin performansını FR.95 Hizmet Bildirim Formuyla, çalışan personelin performansını ise çalıştığı kurumdan gelen FR.98 Performans Değerlendirme Formuyla izler. Kişilerin performansının belgelendirme programının şartlarına uygunluğunu izlemek için kanıtlar oluşturur ve kayıt altına alır.

İçerik ve sıklığı dahil olmak üzere Program Komitesi tarafından onaylanan aşağıda yazılı yöntemlerden bir veya birkaçını kullanmak sureti ile belgelendirme uygulamasının sürdürülebilmesi için gözetim faaliyetleri yürütülür:

  • İŞ-KUR gibi düzenleyici kurumlardan bilgi alınması
  • Mesleki gelişimi takip etme
  • İlgili taraflardan gelen bilgi şikayetleri
  • Yapılandırılmış görüşmeler
  • Belgelendirilmiş kişi ile ilgili alınmış hukuki tedbirler
  • İş tecrübesi kayıtları
  • Sınav
  • Fiziksel kabiliyetin kontrol edilmesi

Belgelendirilen kişinin, belgelendirme programının şartlarına uygunluğunu izlemek için gözetim/takip faaliyeti gerçekleştirilir. Gözetim/takip faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi TL.05 Gözetim ve Belge Yenileme Talimatında detaylandırılmıştır.

6.8.   Belgelerin Kötüye Kullanımı ve Sorgulanması

Belgelendirilmiş kişinin belgeyi kötüye kullanması; belgeye uygun olmayan atıflarda bulunması; belgelerin, markaların, logoların yanıltıcı biçimde kullanılması durumunda TL.06 Belge Düzenleme, Kullanım ve İptal Talimatına göre işlem yapılır.

Yayınlanmış belgelerin sorgulanması www.peravoc.com adresinden ve Mesleki Yeterlilik Kurumu web sayfası  http://portal.myk.gov.tr/index.php?option=com_sertifika_sorgula sayfasından online olarak gerçekleştirilir.

6.9.  Yeniden Belgelendirme

Yeterlilik standardına ve diğer ilgili dokümanlarına göre, belgenin geçerlilik süresinin sona ermesi sonucunda, belgelendirilen kişiden tekrar belgelendirilme talebi geldiğinde başvurunun kabulü ve sözleşmesinin yapılması aşamasından başlamak üzere işlemler yenilenir. Yeniden belgelendirme faaliyetleri TL.05 Gözetim ve Belge Yenileme Talimatına göre gerçekleşir.

6.10.  Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler

İlgili Ulusal Yeterlilikte, belgelendirme şartlarında önemli bir değişikliğin olması durumunda, belgelendirilmiş olan kişiler bu konuda bilgilendirilir. Kabul edilebilir bir süre içerisinde belgelendirilmiş kişinin, değiştirilen şartlara uyum sağladığı doğrulanır.

6.11.  Kapsam Genişletme ve Kapsam Daraltma

Belgelendirilmiş personelin, Ulusal Yeterlilik Sisteminin izin verdiği ölçüde seçmeli olan birimlerden istediğini belge kapsamına eklemesi talebi olduğunda, başvuru aşamasında tercih edilen seçmeli birimlerden sınava girmesi kabul edilebilir ve sınav programında başarılı olunduğu takdirde belgelendirme kurulunun kararına göre kapsam genişletilmiş şekilde belgelendirilmesi gerçekleştirilebilir.

Adayların sahip oldukları, ancak tam bir yeterliliği oluşturmayan yeterlilik birimleri için personel yeterlilik sertifikaları düzenlenmez. Adaylar yetkilendirilmiş farklı belgelendirme kuruluşlarınca yapılan sınavlarda belge düzenlenebilmesi için gerekli olan yeterlilik birimlerinde başarı sağlaması durumunda sahip olunan yeterlilikler birleştirilerek belgelendirme yapılabilir. Bu durumu belgeleyen adayın sadece daha önce başarısız olduğu birimlerden sınava girmesi kabul edilebilir ve sınav programında başarılı olunduğu takdirde açıklanan şekilde belgelendirilmesi belgelendirme kurulunun kararına göre gerçekleştirilebilir.

Belgelendirilmiş personelin gözetim değerlendirmeleri aşamasında çalıştığını ispat edememesi durumunda ulusal yeterliliklerin izin verdiği ölçüde, değerlendirme kriteriyle ilişkili olan seçmeli birimler konusunda Karar Vericinin kararına göre belge kapsamında daraltma yapabilir.

Belgelendirilecek adayın girdiği sınav programı neticesinde belgelendirme için yeterli olan zorunlu birimlerden başarılı olması, ancak tercih ettiği seçmeli birimlerden kısmen veya tamamen başarı sağlayamaması durumunda Ulusal Yeterlilik Sisteminin izin verdiği ölçüde belgelendirme kurulunun kararına göre başvuru aşamasında talep edilen belge kapsamı daraltılarak başarı sağlanan birimlerle uyumlu olacak şekilde belge kapsamının oluşturulup yayınlanması gerçekleştirilebilir.